¿Es válido el registro de jornada en formato papel?  

Desde que fue aprobada en el año 2019 la normativa en materia de registro jornada diaria de los trabajadores con la publicación del Real Decreto-ley 8/2019 ,han sido varias las dudas que las empresas se han planteado en relación a los medios que pueden utilizarse para el registro de la jornada, ya que la norma tan solo indica que se debe llevar a cabo día a día y contener el momento de inicio y finalización de la jornada.

En efecto, la citada norma añadió al art. 34 ET un nuevo apartado 9 que dispone:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”

En la medida en que no consta en el convenio colectivo regulación acerca de cómo confeccionar el registro horario, tenemos cómo única fuente para su configuración la disposición legal transcrita que, sin embargo, no establece modalidades concretas ni especifica cuáles debieran ser los medios que pueden utilizarse para realizar ese registro diario de la jornada.

Así pues, nos encontramos ante una regulación legal abierta que deja mucho margen de maniobra, debido a la vaguedad de los requerimientos contenidos en el Real Decreto ley 8/2019.

Consecuencia de ello, la existencia de controversia judicial y de un incremento en la litigiosidad en materia de registros de jornada.

Se entendía que era válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, modificable y no manipulable.

Y así se ha venido funcionando desde el año 2019.

Sin embargo, recientemente la Audiencia Nacional ha dictado la Sentencia de fecha 15 de febrero de 2022, que en cierta medida modifica lo que hasta ahora se había aceptado, indicando cómo debe cumplimentarse ese registro para que sea ajustado a derecho.

En el caso analizado la Sala señala que la empresa no cuenta con un sistema de registro que acredite el horario concreto de inicio y fin de la jornada de trabajo diaria

Solo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio, con los inconvenientes que ello supone para que dicha información pueda luego ser puesta a su disposición y de la representación legal de los trabajadores o de la Inspección de Trabajo o para la conservación de los datos, por lo que el Tribunal entiende que ese procedimiento no cumple con los fines previstos en la norma legal.

Sigue diciendo la Sentencia que tampoco consta que esos datos así registrados se conserven.

Y menos aún con relación al deje de servicio ya que se toman en consideración tiempos estimados, pero no reales.

A partir de lo anterior, la Sentencia señala que el sistema debe cumplir con las obligaciones establecidas en el arte 34.9 ET y fundamentalmente lo siguiente:

1-el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora

2-la conservación por la empresa de los registros durante 4 años,

3-la puesta a disposición de los datos del registro a las personas trabajadoras, a sus representantes legales y de la inspección de trabajo y seguridad social.

Lo cierto es que la lógica de los tiempos se inclina por la utilización de un registro telemático, descartando en el caso analizado la firma en hoja de papel con un horario predeterminado como sistema válido para cumplir con los requerimientos establecidos en el art. 34 Estatuto de los Trabajadores en relación con el obligatorio registro de jornada laboral.

Por ello, los asesores en la materia recomendamos la utilización de medios informáticos y telemáticos que garanticen tanto la fiabilidad del dato de entrada y salida que es lo que exige el arte 34.9 ET como el mantenimiento de esos datos cara a la comunicación a los representantes legales de los trabajadores y a la posible comprobación por parte de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Recordemos que el cumplimiento de esta obligación empresarial está regulado caso de incumplimiento en la LISOS y conlleva una sanción que puede alcanzar los 7.500 euros para las empresas que no cumplan con dicha obligación empresarial.

Si bien es cierto que por parte del Ministerio de trabajo y de la Inspección se han establecido unos criterios de interpretación, no obstante hemos de tener en cuenta que tales criterios no constituyen criterios judiciales ni tienen valor de norma.

Ello supone que cualquier Tribunal en el ejercicio de la potestad jurisdiccional puede declarar que esos criterios no son los válidos, por lo que habrá que estar a lo que digan las sentencias de los diferentes Tribunales Superiores de justicia de todo el país y muy especialmente a las de la Audiencia Nacional que en los diferentes conflictos colectivos en sistemas de registros horarios muy concretos analiza y argumenta qué criterios son válidos y cuáles no.

En ese contexto se sitúa la reciente Sentencia de la Audiencia Nacional a la que hemos hecho referencia, si bien como apunte final hemos de tener en cuenta que la misma no es firme, pues cabe recurso casación ante el Tribunal Supremo, que será quien acabe ratificando o no esos criterios.

Carolina Ruiz

Abogada de MONLEX

cruiz@monlexabogados.es