Protocolo de desconexión digital

La evolución de las nuevas tecnologías y la situación sufrida durante la pandemia han traído consigo una nueva forma de trabajar. La tecnología permite hoy en día comunicar y conectar a todos los trabajadores desde cualquier parte del mundo y, esta flexibilidad, ha supuesto una ventaja para la conciliación. Pero el teletrabajo también tiene una desventaja, y es que, desconectar del trabajo una vez finalizada la jornada laboral se complica.

El ámbito legal ampara el derecho a la desconexión digital del empleado y para ello obliga a todas las empresas, independientemente del sector y del tamaño, a elaborar e implementar un protocolo de desconexión digital. Esta obligación está regulada en el artículo 88 de la LOPDGDD, en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores y en el artículo 18 de la Ley del Trabajo a Distancia.

Cualquier empresa que no disponga de un protocolo de desconexión digital podrá ser sancionada. El protocolo de desconexión supone que, fuera del horario laboral, los empleados no tienen obligación de atender ningún tipo de comunicación de la empresa, tanto de sus superiores como de compañeros o clientes, e incluso pueden desconectar los dispositivos electrónicos de trabajo, durante su tiempo libre, permisos o vacaciones.

Las empresas deben disponer de dicho protocolo de desconexión y deben comunicarlo a todos sus empleados, aunque esto no implica que deban cumplirlo obligatoriamente, es decir, que los empleados que trabajen fuera de su jornada laboral no serán sancionados, aunque sí deben ser conscientes de que no tienen por qué recibir respuesta al no encontrarse en horas laborales.

La elaboración de un protocolo de desconexión digital tiene diversas fases:

Análisis de la situación de partida

Antes de pensar en medidas e implantación, se debe hacer un estatus de la compañía: ¿cuál es la jornada laboral de los empleados? ¿qué herramientas de comunicación utilizan para trabajar?

Algunas de las cuestiones que debe analizar la consultora para obtener una correcta auditoría son: los horarios laborales, los festivos y vacaciones retribuidas, el calendario empresarial, el registro de las jornadas (horas de entrada y salida de cada departamento), los posibles casos de reducción de jornada y/o permisos de trabajo, y, en caso de existir, jornadas laborales con teletrabajo.

Un punto importante a considerar son aquellos supuestos, que deben estar registrados y regulados en el régimen de disponibilidad de la empresa, en los que el empleado debe estar localizable fuera de su horario laboral. En estos casos, también debe analizarse la disponibilidad horaria del trabajador fuera de la jornada laboral.

Además, la empresa debe disponer obligatoriamente de un canal de denuncias a través del cual los empleados pueden denunciar cualquier injusticia o irregularidad que sufran o de la que sean testigos.

Implementación de medidas

La siguiente fase consiste en plantear aquellas medidas que debe implementar la empresa para cumplir con el derecho de desconexión digital. La estrategia del protocolo de desconexión digital debe consultarse con la RLT (Representación Legal de los Trabajadores), aunque no es obligatorio llegar a un acuerdo unánime para la implantación de medidas.

Las medidas del protocolo de desconexión giran en torno a:

- La regulación de las comunicaciones (vía email, llamadas o mensajes de texto) de la empresa (superiores, compañeros o clientes) al empleado dentro de un determinado período de tiempo o días de la semana (coincidirá cuando la empresa se encuentre cerrada o, en caso de servicio continuo, con el tiempo de descanso del empleado). Asimismo, la regulación de aquellas comunicaciones durante fines de semana, festivos o períodos de vacaciones.

- La obligatoriedad de convocar las reuniones siempre comprendidas en el período de horario laboral, especificando inicio y duración de estas.

- Formación y concienciación sobre el uso de las nuevas tecnologías en el trabajo y explicación de la necesidad de la desconexión digital.

- Reconocimiento del derecho de los empleados a no utilizar, incluso desconectar, los dispositivos electrónicos del trabajo fuera de su jornada laboral.

- Obligatoriedad de especificar en el acuerdo de trabajo a distancia las medidas de control del rendimiento y productividad de los empleados.

El protocolo de desconexión digital también debe contemplar e incluir aquellas excepciones que impliquen que los empleados estén localizables y deban responder fuera de su horario laboral. Por ejemplo, en el caso de aquellos trabajadores que hayan firmado con la empresa un acuerdo de disponibilidad fuera del horario laboral, debe registrar el número de horas y días que se le exigen, así como la compensación correspondiente. En los casos de imprevistos o causas de fuerza mayor también tendrán que especificarse y justificar en el protocolo.

Comunicación y formación interna

Una vez se tiene el protocolo definido, la empresa es la responsable de comunicar el protocolo de desconexión digital internamente a todos los empleados, independientemente de su cargo, de una forma clara y directa. Como herramientas pueden utilizar la intranet, el email, o bien reuniones personales con los departamentos.

Una parte esencial de esta fase es la formación a los empleados, la concienciación para que se impliquen y sigan las medidas registradas en el protocolo.

Seguimiento

Una vez los empleados son conocedores de este protocolo y de su causa, es imprescindible realizar un seguimiento del cumplimiento del mismo. La forma más eficiente es a través de encuestas o reuniones con los empleados para verificar si se cumplen las medidas. Este punto es clave para evitar que la empresa incurra en cualquier sanción o incumplimiento grave. Los responsables de esta fase pueden ser o bien un comité creado para este fin, o bien representantes de la empresa y de la RLT.

Xavier Ferretjans

Director de BinauraMONLEX

xferretjans@binauramonlex.com