Nota oficial de la AEPD: adiós a las copias del DNI en hoteles

¿Sigue habiendo confusión sobre el DNI de los huéspedes? La AEPD acaba de zanjar el debate.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado hoy día 17 de junio de 2025 una nota informativa clave que aclara, por fin, lo que muchos establecimientos turísticos venían preguntándose: ¿puedo pedir copia del DNI o pasaporte a mis huéspedes para cumplir con el Real Decreto 933/2021? La respuesta es rotunda: no, no puedes.

¿Por qué no está permitido conservar una copia?

Porque no es necesario y, además, supone un riesgo innecesario para la privacidad. Conservar una copia del documento vulnera el principio de minimización de datos del RGPD (art. 5.1.c), ya que el documento contiene más información de la requerida por la norma, como la fotografía, la fecha de caducidad, el número CAN o incluso los nombres de los padres. Estos datos no son exigibles para cumplir el Real Decreto 933/2021 y, en cambio, incrementan los riesgos de suplantación de identidad.

¿Y entonces, cómo cumplo con la ley?

La AEPD es clara: lo que debes hacer es recoger únicamente los datos exigidos en los apartados A.3, A.4, B.3 y B.4 del Anexo I del RD 933/2021, que puedes solicitar al huésped mediante un formulario (presencial u online). Para verificar que los datos son correctos:

* Si estás en recepción, basta con comprobar visualmente el documento.

* Si la reserva se hace online, puedes usar mecanismos como:

- Certificados digitales,

- Verificación mediante el método de pago,

- Envío de códigos de seguridad al móvil o correo del huésped.

¿Qué pasa con los escáneres y tecnologías OCR?

Aquí está el matiz importante: sí puedes usar tecnologías que lean automáticamente los datos del documento, siempre que:

- No guardes la imagen completa del DNI o pasaporte,

- Solo recojas los datos estrictamente necesarios,

- Y no uses el documento como archivo de verificación ni lo almacenes más allá del tiempo necesario.

Nuestro consejo es que en un entorno tan dinámico como el hotelero, donde la eficiencia y la confianza lo son todo, el cumplimiento normativo no debe frenar la innovación, pero sí guiarla con rigor. Digitaliza sí, pero con garantías.

No temas usar tecnología para mejorar el check-in, siempre que esta respete los principios de protección de datos.

Y si tienes dudas, déjate asesorar por profesionales que entienden tu negocio y la normativa. No dudes en contactar con nosotros si necesitas ayuda, asesoramos a hoteles y alojamientos a cumplir la ley sin complicaciones.

Guillermo Caro

Abogado de MONLEX

gcaro@monlexabogados.es