La importancia de la colaboración público-privada en la industria de reuniones (III)

En los artículos anteriores de esta trilogía sobre la importancia de la colaboración público-privada en el turismo de congresos, hemos podido ver, entre otras cuestiones, el impacto económico que generan los eventos, las diferencias entre el mercado corporativo y asociativo, el origen de los Convention Bureaux y sus distintos modelos de negocio y he querido dejar para el final la principal problemática que a mi modo de ver dificulta el desarrollo económico de las ciudades: los políticos.

Si bien no se puede generalizar porque conozco políticos honestos y preocupados por el bienestar de la ciudadanía y el progreso de sus ciudades, también tengo que decir que son minoría y hay una predominancia de responsables políticos que buscarán (y encontrarán) fórmulas para rodearse de personas fieles y afines a su ideología política tanto en la elección de cargos de libre designación (lo ampara la ley con una adecuada motivación), como creando bases a medida en convocatorias de empleo público para dirigirlo a una persona determinada (es un delito tipificado) y también buscando la externalización o privatización de servicios públicos para favorecer a empresarios afines que hayan podido colaborar de una u otra manera en su elección como candidatos.

A pesar de la existencia de un rechazo generalizado de la sociedad a las prácticas corruptas y la existencia de herramientas como la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, esta sigue gozando de muy buena salud entre nosotros en sus distintas modalidades, principalmente prevaricación, malversación de caudales públicos y abuso de poder, eso si, con una apariencia de legalidad.

Una de las principales dificultades a la que se enfrentan los directivos públicos y el personal técnico encargado de la gestión de los Convention Bureaux es la dependencia jerárquica de responsables políticos, que van cambiando a medida que se celebran las distintas elecciones municipales y en menor medida, autonómicas y generales.

Comienza entonces una labor titánica de formación acelerada sobre que es el turismo de congresos, las funciones realizadas y la planificación a medio, corto y largo plazo, con objeto de poder transmitir la importancia que supone mantener una misma línea estratégica. En la mayor parte de los casos el responsable político se deja aconsejar, pero el ego del político siempre está ahí y hay otros casos en los que puede querer improvisar con decisiones personalistas que vayan en contra de la estrategia de años o décadas que se lleva aplicando en las distintas ciudades en cuestiones de promoción y comunicación.

Este último caso tiene especial incidencia al hablar de congresos, si tenemos presente la antelación con la que se presentan candidaturas para su captación, con una media entre uno y tres años respecto a la fecha de su celebración, dependiendo de si son congresos anuales, bienales o se celebran cada tres o cuatro años.

La presentación de la candidatura conlleva, entre otras cosas, la elaboración de lo que se denomina un dossier de candidatura a modo de presentación de la ciudad como destino congresual y donde se hace hincapié en las distintas sedes que pueden albergar el congreso, la capacidad hotelera, o los distintos lugares de restauración con capacidad para todos los asistentes para celebrar, por ejemplo, la cena de clausura.

No será la primera vez que les habrá ocurrido a organizadores profesionales de eventos que después de contar desde hace varios meses con la buena predisposición del alcalde o alcaldesa de una ciudad, o incluso con permisos gestionados de ocupación de vía pública para organizar el propio evento o alguna actividad complementaria, se han encontrado con un cambio de gobierno municipal que ha revocado esa autorización, alegando que causaban molestias a la ciudadanía o cortes de tráfico.

Estas situaciones suponen importantes picos de tensión, ya que detrás del evento suele haber una marca comercial o empresa muy conocida con una compleja logística detrás: cuantiosos depósitos en hoteles como garantía de reserva que conllevan una responsabilidad patrimonial lo que puede suponer un impacto negativo para la imagen de la ciudad.

Hay ciudades que llevan trabajando décadas con éxito en fomentar esa colaboración público-privada y ahí están sus resultados. Para el resto parece claro que se debería hacer una profunda reflexión a la hora de poder consensuar entre los principales partidos políticos que formen parte de un Ayuntamiento, Diputación, Gobierno Regional, Cabildo o Consejo de Administración de un Convention Bureau un Plan Director que abarque un horizonte temporal de al menos cinco años, con objeto de establecer una misma estrategia de promoción y evitar dar bandazos y cambios de criterio, incluyendo al menos los siguientes elementos:

1. Diagnóstico, supone un análisis pormenorizado de la situación actual, identificando fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, con el clásico DAFO. Si queremos profundizar aún más en el desarrollo y conclusiones, podemos optar por fórmulas más avanzadas como el Canvas de Osterwalder.
2. Visión y objetivos, estableciendo la visión deseada a largo plazo conjuntamente con los objetivos específicos que se deben ir logrando en las distintas etapas para su consecución.
3. Estrategias, tácticas y políticas necesarias para alcanzar esos objetivos planteados e incluyendo acciones concretas, asignación de recursos tanto humanos, económicos como materiales o las alianzas estratégicas que faciliten su desarrollo. En este aparato es importante definir las tácticas que resulten de aplicación en caso de que se produzcan desviaciones de los objetivos inicialmente planteados para evitar improvisaciones ante cambios coyunturales.
4. Plan de acción, con todo el nivel de detalle posible que describa las acciones a realizar, los plazos, responsables y los recursos necesarios para implementar las estrategias y tácticas y alcanzar los objetivos.
5. Indicadores y seguimiento, definiendo indicadores claves para poder evaluar el progreso y cumplimiento de los objetivos establecidos. Aquí es fundamental establecer mecanismos de seguimiento y control que permitan dar una referencia clara del progreso obtenido y la aplicación de los ajustes necesarios en caso de producirse desviaciones.

En definitiva y a modo de conclusiones finales, la colaboración público-privada en la industria de reuniones es vital para el desarrollo económico de las ciudades, siendo los Convention Bureaux las herramientas más eficaces para articularlo mediante la interacción con los principales stakeholders locales/regionales (alojamiento, restauración, organizadores de eventos, sedes, comercio, transporte y servicios para eventos en general), debiendo contar con los recursos necesarios en materia de personal, dotacional y presupuestaria y la existencia de un plan director a 5 o 10 años con participación de empresas privadas, no solo para alcanzar los objetivos fijados sino para que ese crecimiento en volumen de negocio sea compatible con mantener la identidad de la ciudad en línea de la estrategia turística existente y no genere problemas de convivencia con la ciudadanía, el comercio o el transporte.