Se acerca la Junta de tu empresa para aprobación de cuentas

Precauciones a tener en cuenta si eres administrador de la sociedad

Según la normativa mercantil, dentro de los seis meses siguientes al cierre contable del ejercicio, los administradores deben convocar Junta General de socios a la que someter la aprobación de las cuentas anuales que previamente habrán formulado.

Puesto que la mayoría de empresas hacen coincidir en sus estatutos el cierre contable con el año natural, ello supone que antes del próximo 30 de junio debe convocarse la Junta.

La obligación del administrador no termina ahí, sino que, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas, debe presentar para su depósito ante el Registro Mercantil la certificación de los acuerdos de aprobación de las cuentas anuales y aplicación de resultado, y si fuera obligatorio, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas.

Convocatoria

La primera precaución que el administrador debe tener es todo lo referente a la convocatoria de la Junta:

Dónde puede ser convocadaCon qué plazo de antelación debe ser convocadaA través de qué medio debe convocar a los sociosQué requisitos formales debe reunir la convocatoria

En este punto, deben revisarse los estatutos porque pueden regular todas estas cuestiones de forma diferente a lo previsto en la Ley. Así pues, el administrador deberá respetar la antelación mínima entre la convocatoria y la celebración de la Junta (no será inferior a 15 días), el lugar de celebración y la forma en que debe convocar a los socios (a través de medios electrónicos, vía web, comunicación postal, etc).

Y algo que es muy importante, en la convocatoria deberá hacerse constar expresamente el derecho que todo socio tiene a examinar con antelación suficiente la documentación que será presentada a la junta incluso solicitar el envío a su domicilio de forma inmediata y sin coste alguno.

El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos, puede dar lugar a la nulidad de los acuerdos adoptados, si alguno de los socios impugnara la Junta.

El acta de la Junta

Más precaución si cabe ha de tenerse a la hora de redactar el acta y, sobre todo, emitir los certificados necesarios para su depósito ante el Registro Mercantil.

En cuanto al acta debemos tener presente que la sociedad puede voluntariamente encargar que sea un Notario el que levante acta de los acuerdos adoptados o necesariamente, si así lo requieren aquellos socios que ostenten un mínimo del 5% del capital social. Al igual que antes hemos dicho, la no comparecencia del Notario puede determinar la nulidad de la Junta.

Respecto a los certificados posteriores relativos a los acuerdos adoptados que servirán de base para el depósito y publicidad de las cuentas anuales, el administrador debe tener la máxima prudencia y comprobar que lo que efectivamente está certificando se corresponde con la realidad pues, en caso contrario, estaría cometiendo una irregularidad grave que incluso podría ser constitutiva de delito.

Mucho cuidado con esta cuestión porque no sería el primer administrador por firmar sin mirar certificaciones se ha metido en un buen lío.

Joana Tremba

Abogada

jtremba@monlexabogados.es